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每个通过残疾资源中心办公室请求住宿的学生都需要提交文件，以根据1973年康复法案第504条和美国残疾人法案（ADA）验证资格。根据第504条和《美国残疾人法》的定义，残疾人是指身体或精神受损，严重限制了包括学习在内的主要生活活动的人。实施学术调整和其他住宿，以提供平等的大学课程和服务。
为了确定残疾人士的资格，学生必须提交全面且清楚地说明残疾存在的文件，并且适合于高等教育环境。
任何具体的住宿建议都必须基于显著的功能限制，并且必须得到诊断评估的支持。在学生的文件符合这些标准之前，不能实施住宿和学术调整。先前接受通融的历史本身并不保证或保证其继续提供。个体化教育计划（IEP）并不是残疾的充分证明。
心理残疾的文件必须是最近的，报告学生在过去一年内的状况。如果残疾资源中心办公室的残疾服务人员认为有必要，可以要求提供更近期的文件。文件必须由精神科医生、心理学家、社会工作者或其他受过与诊断相关培训和专业知识的精神卫生专业人员提供。诊断报告必须用正式抬头的信纸提交，并注明提供文件人员的姓名、职称、专业证书、地址和电话号码。所有报告必须签名并注明日期。
文件必须包括以下信息：
- 诊断-完整的DSM-IV诊断，并附有学生所经历的具体症状的描述。诊断应基于全面的临床访谈，并在临床上适当的情况下进行心理测试。
- 当前治疗-确定当前处方或正在使用的治疗、药物或其他服务和/或干预措施。
- 影响评估-确定残疾对主要生活活动的实质性限制，并描述残疾在大学环境中的当前功能影响。评估应根据学生残疾的影响和在教育环境中的功能水平来证实对服务的需要。
- 具体建议-建议的住宿和/或学术调整，并说明每种住宿需要实现平等的机会。诊断信息必须支持推荐住宿的需要。