职位说明：一级AFT行政助理

职务名称

机管局一级行政助理

工作总结

在州立大学二级或更高级别主任的指导下，负责协调支持工作，执行成功完成学院或办公室目标和计划所需的日常专业职能，并在行政事务中担任主要助理；按要求完成相关工作。

要求-学历

毕业于经认证的大学，获得学士学位并辅以硕士学位或由任命机构确定的同等学历。

要求-经验

在高等教育机构担任教职人员或在教育、高等教育或其他相关领域担任管理人员三年以上的专业经验，或由任命机关确定的同等工作经验。

不具备所需教育背景的申请人可以按年代替指定的经验。（30个学分被认为是一年的大学。）

工作实例

• 进行研究，生成和执行研究，分析数据并得出合理的结论。
• 协调编写内部和外部机构要求的报告；确保及时收集、整合、汇编和分析所需的信息。
• 安排会议，制定议程，确保准备和分发会议记录。
• 为委员会提供支持服务，包括安排会议室，准备所需材料，分析需要确定的项目并建议适当的火狐体育行动。
• 与提供数据处理、会计、采购、印刷和人事等支助服务的组织单位协调并保持联络。
• 建议组织安排、绩效标准和管理程序，以帮助实现组织目标。
• 调查行政和组织问题，并提出解决建议。
• 为年度预算申请收集数据并协助编制和实施；制定和协调财务程序并监督支出。
• 协助建立系统和程序。
• 根据需要代表行政人员参加会议和研讨会。
• 在完成任务的过程中，与管理人员和学院及其他组织的其他员工合作。
• 跟进行政主管的决定和/或指示，以确保执行和/或完成。
• 加快和协调项目或单位的支持服务，如维护，维修，供应和邮件。
• 协调办公室事务，包括文书工作；内部报告系统，表格，空间和办公设备，并提出改进方法。
• 会见来访人员，回答询问或要求，并就需要行政主管注意的事项向行政主管提出建议。
• 管理办公室图书馆。
• 准备信件。
• 监督和/或维护必要的记录和文件。

知识、技能和能力

• 对现代管理原则和技术及其应用有相当的了解。
• 能够在高等教育中获得相当的哲学、目标和组织知识。
• 能够了解学校的政策和程序。
• 能够掌握学院组织和运作的知识。
• 对预算计划和发展的基本原则有基本的了解。
• 对办公室管理的原则、程序和技巧有一定的了解。
• 广泛的研究方法和技术知识。
• 能够解除行政主管的运营和行政细节。
• 能够协调报告的准备工作，包括收集、整合、编译和分析来自多个来源的数据。
• 能够安排会议，制定议程并准备会议记录。
• 能够为学院委员会提供支持，包括安排会议室，收集和分析所需材料，并建议适当的火狐体育行动。
• 能够与提供支持服务的组织单位建立并保持联系。
• 能够与管理人员和员工建立并保持合作关系。
• 能够规划办公室组织，制定绩效标准和行政程序。
• 能够调查管理和组织问题并提出解决方案。
• 能够制定和准备预算要求并监控支出。
• 开发和协调系统和程序的能力。
• 能够按要求代表执行主管。
• 能够跟进执行主管的决定和指示。
• 能够加快和协调组织单位的支持服务，如维护，维修，供应和邮件。
• 能够协调办公室运作。
• 能够准备信函。
• 能够监督和/或维护重要的记录和文件。

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