首选名称策略
关于本政策
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- names@montclair.edu
法定名称和首选名称的使用政策
我的定义
法定名称-被州和/或联邦法律认可的个人合法身份的名称。
首选名称-不同于个人选择的法定名称，并且大学批准在大学环境中使用。
2。总方针
火狐体育认识到，有些人出于与他们的性别认同、文化背景或其他社会或个人原因有关的原因，强烈倾向于使用和被称为法定名称以外的名字。这是大学的政策，允许学生和员工指定，使用，并在大学社区内被称为首选名称，在某种程度上，这样做是符合法律，确保大学的官方记录的完整性，是合理可行的，以适应大学的记录管理系统。
3。首选名称的申请和指定
当学生希望在大学社区中使用首选名称而不是法定名称时，学生可以向学生主任办公室申请进行更改。员工可向人力资源部提出变更申请。如果申请被接受，大学将在合理可行的情况下尽快采取适当措施修改信息和记录管理系统，以适当地包括个人的首选名称和法定名称。例如，如果大学认为更改名称不符合法律或其他大学政策，或损害或不符合大学或大学学生和员工的最佳利益，则大学可能不会批准更改名称的申请。
申请使用首选名称的学生将收到负责学生发展和校园生活的副校长的书面回复，告知他们就其申请采取的火狐体育行动。员工申请人应收到人力资源副总裁的书面回复，通知他们就其申请采取的火狐体育行动。
IV.首选名称的使用
首选名称的使用和显示将取决于大学的记录管理能力、法律要求和大学官方记录完整性的保证。在这些限制条件下，首选名称通常用于以下用途：
- 大学身份证
- 学生和雇员目录信息
- 班级名单和成绩报告
- 建议列表
- 学习管理系统
- 楼宇/业务接入系统
- 膳食计划/支付系统
- 红鹰美元
- 住房花名册
- 类花名册
- 毕业典礼和毕业典礼的节目和公告
五、法定名称的使用和变更
即使个人已被批准在大学内使用首选名称，大学也会使用个人的法定名称，前提是这样做符合法律规定，需要确保大学官方记录的完整性，或者大学记录管理系统的局限性。例如，法定名称通常用于：
- 招生的记录
- 成绩单
- 文凭
- 大学入学证明
- 雇佣及人事记录
- 工资支票和税务文件
- 经济援助记录
- 医疗记录
- 纪律记录
- 执法记录
- 签证及移民记录
- 毕业申请
大学不会修改其记录以更改法定名称，除非个人提供所需的联邦和/或州文件以支持该请求。这些要求的文件可能包括：
- 由州法院作出的判决，并加盖公章，允许更改姓名
- 由州法院作出的离婚判决，允许个人恢复配偶或伴侣在婚前或婚前民事结合中使用的任何名字，或使用任何姓氏
- 与国会法案授权的入籍程序有关的证明，证明具有将人入籍为美国公民的管辖权的法令或法院命令允许更改姓名
- 市或州生命统计登记处出具的结婚或出生证明
学生更改大学记录上的法定名称的请求必须提交给学生主任办公室。员工更改大学记录上的法定名称的请求必须提交给人力资源部。
六、NetID和Email地址
学生可以选择要求使用首选名称作为大学申请过程的一部分，未来的员工可以选择要求使用首选名称作为初始就业过程的一部分。如果当时学校批准使用首选名称，则该首选名称将用于学生或员工的NetID和电子邮件地址。如果在最初申请或雇用过程中未提出此类要求，则将使用法定名称作为NetID和电子邮件地址。一旦将首选名称或法定名称输入系统作为NetID和电子邮件地址，该名称将永久用于这些用途，并且不会更改。
7。遵守政策
根据这项政策，大学社区的成员应该尊重个人对首选名称的使用。对于违反本政策的行为，学生可以向学生主任办公室投诉，员工可以向人力资源部投诉。
8。考虑申请使用首选名称的学生或员工的信息通知
希望使用首选名称的个人应意识到，使用首选名称构成使用别名，因此，可能需要在背景调查和其他法律程序中披露，或者可能需要谨慎披露，以避免出现隐瞒信息的情况。此披露责任可能是终身的，并且可能包括使用的每个首选名称，即使将来更改或停用。别名的存在可能会在联邦、州或其他安全调查和背景调查中引发更严格的审查，尤其是在首选名称不是自愿披露的情况下。当法律要求披露时，大学将披露和/或确认首选名称。