金融/ rso

请参阅以下有关学生会财务文书工作的步骤和程序。文件可以在学生中心103室的办公室找到。请记住，这些政策指的是地区登记制度的程序，对于行政部门可能有所不同。有关这方面的信息，请参阅行政部门的财务政策。

采购申请表

当需要为服务、产品、物品等付款时，就需要购买申请单。如果你向不同的供应商/公司/个人付款，你必须使用不同的购买请求。当需要报销时，也使用采购申请单。请记住，您不应该购买任何未经SGA簿记员批准的物品并期望获得报销。采购申请单需要以下信息：

• 表格上列出的所有信息
• 发票、合同、付款收据、报价（以适用者为准）
• 附上活动宣传单（没有宣传单意味着文书工作不完整，审批过程更长，因为我们会联系您获取宣传单）。
• 加盖时间戳后，您保留参考表（背面的粉红色表）
• 在支票写好之后，黄色的表格可以在组织邮箱中使用，因此检查你的电子邮件和检查你的邮箱是很重要的！

比赛得奖表格

当您的活动将在活动中分发奖品时，需要竞赛奖品表格。这可以让我们首先看到您赠送的奖品是给比赛的，但也保护您作为RSO，因为有这个奖品的确认。

填写此表格，你需要了解以下资料：

• 事件名称
• 活动日期
• 我一起
• 赢家的信息
  • 名字
  • CWID
  • 电话号码
  • 奖
  • 收件人签名

活动前费用表（PEEF）

PEEF是活动前费用表。此表单表明您的组织正在为某个活动请求资金。它的目的是分解你的预算，包括你将如何使用它，以及你用了多少。此表格必须在活动开始前21天提交。所有信息必须填写在PEEF上。您必须在表格顶部提供时间戳。您应该到SGA办公室填写这些文件，并将其交给SGA簿记员或SGA执行财务主管。PEEF可以在提交后进行修改，并且必须在活动开始前规定的时间内完成。

PEEF将需要下列资料：

• 组织
• 机构类别
• 位置
• 事件名称
• 事件的日期和时间
• 联络人（须为组织E-Board成员）
• 事件的简要说明
• 正在使用的预算线
• 采购类别（食品，用品，装饰品，DJ/演讲者，奖品，其他）
• 估计成本和总成本
• 组织主席和财务主管签名
• 请注明下列任何其他表格/程序：
  • 供应商核对（必须连同此表格提交采购申请单）
  • 合同
  • Co-Sponsorship
  • 比赛奖
  • 会议之旅
  • 食物豁免

收购提议

任何购买350美元或以上的RSO都需要投标建议。需要竞争性投标。每个投标都要填写一个投标建议书表。这包括所有费用，其中包括运输和处理。

投标建议书需要下列资料：

• 公司/供应商/个人的名称
• 公司/供应商/人士的地址
• 提供的项目/服务
• 项目的数量和金额（如适用）
• 投标审核类型
• 评论-解释您选择公司/供应商/个人投标的原因
• 必须包括投标人的签名吗

要提交投标建议书，请确保您具备以下条件：

• 来自公司/供应商/个人的报价
• 使用PEEF（详细信息请参阅最后一张幻灯片）
• 购买申请单（详情请参阅后面的幻灯片）
• 附活动单张

收购豁免

如果您之前在学年中提交了投标提案并获得批准，或者如果服务是独特的并且无法在其他地方找到，则使用投标豁免。

放弃投标需要以下信息：

• 包括所有费用，包括运输和处理
• 解释为什么需要放弃投标

要提交放弃投标，请确保您拥有以下项目：

• 提交采购申请单
• 与PEEF一起提交

服务合同

服务契约在以下情况下使用：

• 食堂的食物
• 场馆
• 密歇根州立大学会议中心（大学大厅7楼）
• DJ
• 表演者
• 扬声器/谢礼

当你在做一个服务契约时，你需要以下信息：

• 所要求的组织信息
• 单位联系人签名及姓名打印，联系电话
• 活动日期、时间和地点
• 准确填写表格上的所有承包商信息
• 必须随采购申请单一起提交吗
• 必须在活动前21天提交吗
• 只有sga会长才能签合同！

Co-Sponsorship形式

共同赞助协议作为rso之间协议的确认。此表格概述了这些组织的共同赞助协议之间的期望。在此表格中，机构1是主办机构，机构2是共同主办机构。提醒一下，SGA不能共同赞助RSOs活动。申请共同赞助表格，你需要了解以下资料：

• 哪个组织是主办者，哪个是共同主办者
• 事件的详细信息，如名称、时间、地点等
• 成本细目：
  • 项
  • 总成本
  • 组织1贡献了多少
  • 组织2贡献了多少
• 收入规定
• 其他规定:
  • 出席
  • 促销
  • 清理
• 主办机构注册会计师签名（总裁及司库）
• 共同发起人签名（总裁及司库）

所有SGA rso都需要财务培训。总裁和财务主管需要进行财务培训。请按照以下步骤进行财务培训。为了获得你的预算作为一个RSO，你必须接受财务培训。

财务培训步骤：

1. 当您成为RSO时，您将收到您的谷歌帐户信息。此帐户将允许您火狐体育“财务资源与信息”文件夹。
2. 进入文件夹后，你会看到一个专门的“财务培训”文件夹，点击进去，观看rso的财务培训视频。
3. 当你看完视频后，做文件夹里的“财务培训测验”。注意：你必须在测验中获得100%的成绩。
4. 当你完成测试后，SGA财务主管会给你发电子邮件。
5. 如果您通过了考试，您将收到一封“下一步”的电子邮件，您需要到我们的办公室签署财务签名卡，以便访问您的预算。
6. 如果你没有通过测试，你会收到一封电子邮件，澄清你在测试中所有的错误，以更好地帮助你理解它，你需要重新测试，一旦你重新测试，你会按照上面的步骤。
7. 一旦你完成了上面所有的步骤，你将正式接受财务培训，并能够访问你的预算。

SGA为RSOs的一般宣传支付每财政年度高达1,000美元的费用。RSOs必须在学期的前10周内订购一般宣传物品。RSOs不会向衣物接受者收取费用。rso必须通过engage填写一份宣传申请表。从那里，它将被批准或拒绝。请参阅下面的指导方针。

一般宣传项目（非特定活动）

• 每年不得超过一条横幅，最高250美元。
• 任何组织拨款都不包括超过300美元的网站设计经费。每件衣服不得超过50美元。
• 服装必须用于促销目的，不得向服装接受者收取费用。
• 非特定活动的宣传费用，由区域办事处的组织拨款支付，每个区域办事处每年不得超过300美元。
• rso必须填写一份宣传申请表，宣传资金将以先到先得的方式发放，直到财政年度的所有资金用完为止。

宣传项目包括但不限于：

• 衬衫
• 运动衫
• 裤子
• 腕带
• 水瓶

SGA支付所有RSO活动的安全费用。UPD会直接给我们开账单，所以你不用担心给我们提供发票。如果活动没有按时结束，组织将受到处罚。保安的全部费用将由组织支付，包括额外的时间。与会者需要戴上腕带。当您请求参与时，您需要为您的活动报告准确的出席人数。如果你举办了一个超过100人的活动，而没有得到安全保障，你的组织将被追究责任。记住你是SGA的代表，应该在你的活动中坚持所有的政策。我们希望您至少提前48小时通知studentorgs@montclair.edu和colemanc@montclair.edu。如果不这样做，您将承担安全费用。

所有门票销售均通过EventBrite完成。费用应该足够高，使组织能够负担得起活动，而不会对学生参加活动的能力产生不利影响。SGA不会资助非学生参加的活动。活动的总费用除以预计参加人数=非学生的入场费。门票销售必须通过Eventbrite-这是为了避免欺诈，并提供一个集中的地方门票销售。

要设置Eventbrite，请遵循以下步骤：

• 必须填写Eventbrite请求表单。
• 任何其他EventBrite帐户都不能用于SGA批准的活动。
• 如果在表格上标记为筹款活动，所有收益将存入组织的个人账户
• 售票方式：
  • 学生
  • 非学生
  • 免费（通常是联合赞助票）

如果你使用的是Chartwells以外的食物，你必须填写一份食物豁免表。你必须在活动开始前至少10天提出申请。必须发邮件给吉姆罗宾逊，餐饮服务和学生发展经理，robinsonja@montclair.edu。请务必准确填写表格，以免延误或出现问题。不要在没有获得批准的活动食品豁免的情况下向供应商承诺。确保你的活动场地能容纳食物，并符合餐饮服务政策。这些规定是学校的政策，应该得到遵守。

传单的目的是宣传你的活动，而对我们办公室来说，是给我们更多的“证据”，证明你的活动发生了，你的文件上的信息是真实的。传单必须包括RSO的名称

• 必须说他们是一个“SGA编程委员会”的事件名称
• 活动日期
• 事件发生时间
• 事件发生地点
• 必须清晰可辨

所有的传单都应附在所有提交的活动采购申请单上。尽你最大的努力使你的传单具有包容性，使用易于阅读的字体。一般提醒，所有传单必须在STCT 104中得到CSI的批准才能张贴在校园里

根据第6条的章程，行政部门有一些不同于区域组织的政策。这些政策概述如下。

收购提议

• 我们现在正在为行政部门实施一个新的投标门槛：
  • 投标门槛1：对于低于2,500美元的购买项目，不需要投标，但建议投标
  • 投标门槛2：对于2500美元或以上的采购项目，需要三个竞争性投标方案，如第1节：RSO财务政策所述
  • 投标门槛3：对于购买项目或总活动成本为50,000美元或以上的项目，需要向执行总裁和财务主管提交三个竞争性投标以供批准。此外，在购买之前，必须向大学SDCL内的财务顾问提供通知、价格细目表和任何文书工作
  • 包括所有费用，包括运输和处理
  • 按照上面为rso概述的相同步骤完成您的投标提案

线传输

• 线路转移是指您希望将资金从一个预算线路转移到另一个预算线路
• 如果行政部门要进行线路转移，则必须来自同一学期。你不能从一个学期转到另一个学期；
• 线路转移必须在学期结束前4周提交给SGA财务主管和SGA簿记员
• 线路转移由SGA财务主管和SGA主席批准