职位说明- AFT行政助理，二级

职务名称

机管局二级行政助理

工作总结

在州立大学二级或更高级别主任的指导下，负责协调支持工作，履行办公室或项目运作所需的日常专业职能，并在行政事务中担任主要助理；按要求完成相关工作。

要求-学历

毕业于指定机构认定的具有学士学位或同等学历的认可学院。

要求-经验

在高等教育机构担任教师或在教育、高等教育或其他相关领域担任管理人员二年以上的专业经验，或由任命机关确定的同等工作经验。不具备所需教育背景的申请人可以按年代替指定的经验。（30个学分被认为是一年的大学。）

硕士学位可以代替两年的工作经验。

工作实例

• 协助准备和协调内部或外部分发的报告；确保及时收集、整合、汇编和分析信息；根据需要进行研究。
• 安排会议，准备议程，确保准备和分发会议记录。
• 为委员会提供支持服务，包括安排会议室，收集材料，分析需要确定的项目并建议适当的火狐体育行动。
• 与提供数据处理、会计、采购、印刷和人事等支助服务的组织单位协调并保持联络。
• 协助制定组织安排、绩效标准和行政程序，以帮助实现组织目标；根据要求提供建议。
• 为执行或行政官员调查行政和组织问题；协助制定和实施解决方案;根据要求提供建议。
• 根据指示收集年度预算申请的数据；监督办公室开支。
• 协助建立系统和程序。
• 按要求代表行政或执行人员。
• 在完成指定任务的过程中与学院和其他组织的员工合作。
• 跟进行政主管的决定和/或指令，确保执行和/或完成。
• 进行研究或调查；为适当的火狐体育行动提出建议。
• 加快和协调项目或单位的支持服务，如维护，维修，供应和邮件。
• 协助协调办公室运作，包括文书工作，表格，空间，办公室设备，并提出改进方法。
• 会见来访人员，回答询问或要求，并就需要行政主管注意的事项向行政主管提出建议。
• 管理办公室图书馆。
• 准备信件。
• 监督和/或维护必要的记录和文件。

知识、技能和能力

• 对现代管理原则和技术及其应用有广泛的了解。
• 能够在高等教育中获得广泛的理念、目标和组织知识。
• 能够了解学校的政策和程序。
• 能够掌握学院组织和运作的知识。
• 对办公室管理的原则、程序和技巧有一定的了解。
• 对预算计划和发展的基本原则有基本的了解。
• 能够解除行政长官的操作和行政细节。
• 能够协调办公室运作。
• 能够协助准备报告，包括收集、整合、编译和分析来自多个来源的数据。
• 能够安排会议并准备议程。
• 能够为委员会提供支持，包括安排会议室，收集，分析所需材料并建议适当的火狐体育行动。
• 能够与提供支持服务的组织单位建立并保持联系。
• 能够与管理人员和员工建立并保持合作关系。
• 能够协助规划组织安排，制定绩效标准和行政程序。
• 能够调查行政和组织问题，并协助制定和实施解决方案。
• 能够收集预算要求的数据并监控办公室支出。
• 能够协助建立系统和程序。
• 能够按要求代表执行或行政官员。
• 执行主管的决定和指示的能力。
• 能够进行日常研究或调查，并就适当的火狐体育行动提出建议。
• 能够加快和协调对办公室的支持服务，如维护，维修，供应和邮件。
• 能够准备信函。
• 能够监督和/或维护重要的记录和文件。

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