家庭教育权利和隐私法（FERPA）的教职员工

关于本政策

最后一次更新: 03/30/2020
负责办公室: 司法常务官办公室

1974年国会通过的《家庭教育权利和隐私法》（FERPA）也被称为巴克利修正案，赋予学生四项具体权利：

检查、审查其教育记录的权利。
要求修改不准确或不适当记录的权利。
同意公开其公共记录的权利。
就火狐体育未能遵守FERPA的要求向美国教育部家庭合规办公室提出投诉的权利。

FERPA适用于参加火狐体育任何教育项目的学生。根据FERPA，学生如果正在或曾经参加过，无论是否参加学分，无学分，学位或非学位学分课程，都可以获得权利。FERPA不适用于已被火狐体育录取但未实际出席的学校或学院的申请人。

教育记录

教育记录是指由学院或大学或直接代表学院或大学的代理人以任何形式记录的与学生直接相关的任何信息。不管用什么介质来存储信息，记录都是一样的。教育记录包括：

个人信息
就业记录（学生身份不是就业的先决条件）
成绩
课程表
打印的班级名单
带有学生个人身份信息的考卷。

负责保存记录的个人必须保留所有要求释放和披露学生教育记录中的个人身份信息的记录。本规定的例外情况包括索取和披露目录信息。

请求记录将说明请求或获取个人身份信息的各方的姓名，以及请求或获取该信息的各方的合法权益。要求和披露的记录将由保存记录的办公室保存，学生可以按照检查记录本身的相同程序进行检查。

内部请求管理。学院/院系的工作人员可以遵照非正式的要求，审查和检查个人的教育记录，只要个人获得授权，并且有“学术上的需要”。

管理员的角色

大学员工或“官员”在代表大学时应按照FERPA规定行事。学校官员是指受大学聘用担任行政、监督、学术或研究或支援人员（包括执法单位人员和卫生人员）的人员；与大学签订合同的个人或公司（如律师、审计员或收款代理人）；在校董会任职的人；或在官方委员会任职的学生，如纪律委员会或协助另一名学校官员完成他或她的任务。员工只能在必要的情况下查阅和使用教育记录来处理学校的正式事务。大学官员行使“合法教育利益”（对高等教育的一般过程至关重要的利益，包括教学、研究、公共服务和直接支持性活动，如学术咨询、一般咨询、治疗咨询、纪律、职业咨询和就业安排、财政援助和咨询、医疗服务、学术援助活动和包括大学和校内体育在内的课外活动）。社会兄弟会，特殊兴趣俱乐部和学生会)，如果官员需要审查教育记录，以履行其专业职责。

大学员工有责任保护他们所拥有的学生信息。以下是作为大学官员应遵循的准则：

个别目录信息可以在没有书面同意的情况下发布，除非学生通过注册主任办公室，红鹰中心提出保留学生信息的要求。它只规定信息可以发布。根据此法律，火狐体育没有义务向学生以外的任何一方发布目录信息。目录信息包括：
- 名字
- 家乡，州和国家
- 主要研究领域
- 就读的学校或学院
- 出勤日期（包括当前级别或年份）
- 全职/兼职状态
- 类一年
- 照片
- 获得的学位和奖励（学位类型和授予日期）
- 参加官方认可的活动和体育运动
- 运动员的身高和体重
- 主要地址和/或电子邮件地址将与指定供应商共享，为毕业生提供以下外部服务：关于购买班级戒指，年鉴，毕业典礼照片的信息。

学生有权限制目录信息的发布。为了避免发布这些信息，必须以书面形式提交请求，签名和日期的硬拷贝信件，不迟于秋季学期第二周结束时提交给注册主任办公室，红鹰中心。注意：如果你提出这个要求，你的名字将不会出现在体育花名册、院长名单、毕业典礼计划或任何其他外部大学名单上。

在紧急情况下，大学官员（如学生主任、教务长和教务长）可以向第三方发布非目录信息，以保护学生或其他人的健康或安全。
没有学生的书面同意，信息不能发布给大学以外的第三方，包括学生的家长。请参阅标题为“父母权利”的部分了解更多信息。
大学官员可以在没有学生事先书面同意的情况下向以下群体发布信息：
- 火狐体育教职员工的合法教育利益。
- 学生获得资助的机构或组织的代表，包括银行和其他贷款机构。
- 学生拟入读的其他教育机构的官员。
- 特别免除事先同意要求的个人或团体。
- 代表火狐体育和认证组织进行研究的联邦和州官员组织。
采用“当你有疑问的时候，不要说出来！”如果您不确定谁有权访问某些学生信息或其他记录问题，请联系红鹰中心办公室973-655-7600或学生发展和校园生活办公室973-655-4470。

父母的权利

一旦学生年满18岁或进入任何年龄的高等教育机构，FERPA规定的权利就会从父母转移到学生身上。只有学生才有视察的权利。虽然大学在严格保密方面存在错误，但在以下情况下，学校可能会向学生的父母/法定监护人披露信息：

有紧急情况和信息的知识是必要的，以保护学生或其他人的健康或安全。（请将这些请求提交学生办公室。）
经美国国税局数据验证，该学生被称为受抚养人。

所有要求已故学生的学生记录信息必须通过注册主任办公室。

教师提醒

为避免违反FERPA规定，请勿：

在任何时候使用社会安全号码或学生证的任何部分公开张贴成绩。
以任何公开方式将学生的姓名与该学生的社会安全号码或学生证联系起来。
把评分的试卷放在一堆，让学生通过整理所有学生的试卷来挑选。
分发印有学生姓名、社会安全号码、学生证或年级的班级名单作为出勤名册。
未经学生同意，不得与学生以外的任何人（包括家长）讨论学生的学习进度。
为任何商业目的，向任何人提供在你的班级注册的学生名单。
向任何人提供学生时间表或协助大学员工以外的任何人在校园内寻找学生。

推荐人根据个人观察或了解所作的陈述不需要被推荐人的书面声明。但是，如果推荐信中包含了学生教育记录中的个人身份信息（成绩，GPA等），则作者需要获得学生签署的声明，其中(1)指定可以披露的记录，(2)说明披露的目的，(3)确定可以披露的当事人或当事人类别。”

（《高等教育机构实施1974年《家庭教育权和隐私法》的指南》，1998年修订版，Richard A. Rainsberger，美国大学注册和招生官员协会。）

技术使用和FERPA

在我们目前的教育环境中，技术的使用是广泛的，重要的是我们继续按照FERPA的规定在最大程度上工作。然而，随着新技术的发展，有关机密信息安全传输的其他问题也出现了。

成绩单传真请求，包括学生的签名（如果有）或扫描文件附加到授权发布成绩单的电子邮件消息，是不可以接受的方式，提供书面许可，要求发布这些信息。
如果学生要求不披露目录信息，使用多于一个学生的电子邮件通信的教职员工有责任限制访问学生的电子邮件地址。管理员可能关心的一个例子是，通过电子邮件向学生发送大量邮件，学生可以访问其他收件人的地址。要求保密将出现在该学生的学位记录上，以供您参考。
允许访问非目录学生信息的密码不能共享，必须防止未经授权的泄露。
电子学生记录必须受到保护，防止未经授权的访问。
电子或纸质记录的处理应以安全的方式进行。
如果教师和工作人员不能绝对确定他们正在与学生或其他授权个人交谈，则应避免通过电话发布任何非目录信息。

录制课程和FERPA

如果一个记录只包括教师，它不是一个学生记录，FERPA不限制其使用。如果录音内容包括学生提问、演讲或课堂领导，并且可以确定学生的身份，那么包含学生录音的部分确实构成受保护的教育记录。教育记录只能在FERPA允许的情况下使用，或者以学生书面同意的方式使用。

录音可以在没有FERPA发布的情况下向班级成员展示。这允许教师为课堂上的学生创建观看或重新观看过去课程的访问权限。

对于其他班级或后期学期的学生，录音必须被视为向第三方观众展示，这需要通过使用同意或删除所描述的任何学生的身份来遵守FERPA。

如果任何学生拒绝签署FERPA同意书，您可以从数据/记录/录音中删除该学生的身份，但如果无法删除该学生的身份，您可能不会发布该数据/记录/录音。

计划录音和遵守FERPA的最简单的方法是计划录音，这样他们就不会显示谁在提问，不要提到学生的名字，不包括学生的声音，避免在录音中重复学生的问题（去识别学生就不需要得到每个学生的具体同意）。如果一名学生碰巧出现在镜头前，他们的身份可以被删除，或者可以获得书面同意。

因为学生的陈述会使去识别学生变得更加困难，教师应该从学生的陈述中获得FERPA的同意。对于任何视频项目，如学生制作的电影，教师应获得书面同意。

如需帮助或有任何问题，您应致电大学注册主任Aylin solo - brandon （solubrandona@montclair.edu）或联系大学总法律顾问办公室。

教师和讲师不得将课堂录音用于其他非火狐体育或非教育目的，除非事先咨询这两个办公室中的任何一个。

电话发布

FERPA不禁止机构通过电话向学生披露学生记录中的非目录信息。然而，火狐体育负责在发布任何信息之前实施必要的程序来验证个人的身份。以下是大学官员在通过电话向学生发布任何信息之前，可以以任何组合的方式询问学生身份的示例问题列表：

学生/校园识别号码
全名，包括中间名
出生日期
出生地点
父母姓名及地址
高中
主要项目
类级别
最近修的课程
当前注册
顾问的名字
首次入职年份

你不需要问所有这些问题来验证学生的身份。从一堆问题中随机选择一些问题会让冒名顶替者更加困难。

非目录信息可能无法发布。如果需要信息来帮助解决紧急情况，请将这些情况提交书记官长办公室。