白宫的《统一指导意见》规定了联邦机构在管理高等教育机构的拨款和与高等教育机构的协议方面保持一致性和统一性的标准。在“扩大的权力”下，许多联邦机构已经转移了单方面批准一些授予前和授予后火狐体育行动的权力。已制定以下准则，以协助主要研究人员准备请求事先批准联邦资助赠款的火狐体育行动。
使用IPAS：
- 在赞助商条款和条件以及联邦扩展当局指南允许的情况下，在预计开始授予日期前90天请求授权产生预授予费用。
或
- 如果奖励迫在眉睫，但延迟超过了预期的开始日期，请申请授权设立预付基金。
要求预先批准“奖励前成本”或要求“预付资金”的风险由被授予者承担，并且必须在程序上得到充分证明（而不仅仅是为了方便）。预期成本必须是合理和允许的。
事先批准的请求将附有一份由首席研究员/项目主任、系主任和院长签署的完整的机构事先批准系统（IPAS）表格。申请奖项的赞助机构/实体必须提供足够的证明文件，以及赞助商对项目预期/预期开始日期的同意。电子通信（例如电子邮件）通常就足够了，可以作为辅助文件附在国际公共部门会计准则表格上。
完成后，表格被转发到赞助项目办公室。资助项目主任将审查申请的充分性和完整性，并批准申请与拨款会计办公室处理。
如果奖项因任何原因没有实现，教务长将与适当的院长和/或系主任协商，以确定如何分配发生的费用。如果赞助项目主任不批准该请求，则该请求可由首席研究员所属学院的院长单方面批准。如果奖项因任何原因未能实现，院长将负责所有发生的费用。
注：如果项目涉及使用人类和/或动物受试者，则必须在事先批准之前获得IRB和/或IACUC的批准，否则可以设立预付款，然后开始项目工作。
如果您对IPAS有任何疑问，或填写附件中的表格，请随时通过osp@montclair.edu或973-655-4128与OSP联系。